Hostaway vai Smoobu - kumpi on parempi lyhytvuokrauksen hallintaan ?
Jos hallinnoit asuntoja, mökkejä tai muita lyhytvuokrauksessa olevia kohteita, oikean PMS (Property Management System eli majoitusliikkeen toiminnanohjausjärjestelmä) -ohjelmiston valinta voi olla tuskallisen vaikeaa. Markkinoilla on joukko erilaisia vaihtoehtoja kuten Lodgify, Smoobu, Hostaway, Hostfully, Hospitable, Guesty, iGMS, eviivo, Tokeet, OwnerRez, Sirvoy...
Hostaway ja Smoobu ovat käsityksemme mukaan suosituimpia PMS -järjestelmiä Suomessa pienten ja keskisuurten majoittajien joukossa, joten keskitymme tässä blogissa niihin. Käymme läpi niiden tärkeimmät erot, vahvuudet ja heikkoudet, jotta osaat valita juuri omaan toimintaasi sopivan vaihtoehdon.
Olemme itse käyttäneet sekä Hostawayta että Smoobua, ja koska meillä on käyttökokemuksia molemmista, pystymme tarkastelemaan asioista nimenomaan käyttäjän kannalta emmekä pelkän ominaisuuslistan perusteella.
Mitä Hostaway ja Smoobu tekevät?
Hostaway on järjestelmä, joka yhdistää varauskanavat, automaatiot, raportoinnin ja asiakastuen yhdeksi kokonaisuudeksi sekä oman suoravarausverkkosivun. Se synkronoi kalenterit ja hinnat reaaliajassa eri varauskanavien (Airbnb, Booking.com, Vrbo ym.) välillä ja estää tuplavaraukset. Se on suunniteltu erityisesti yrityksille ja ammattimaisille majoittajille, joilla on useita kohteita ja korkea varausvolyymi.
Hostaway loistaa ympäristöissä, joissa hallitaan useita kohteita ja tarvitaan automaatioita eri vaiheisiin — kuten viestintään, siivouksen aikataulutukseen ja raportointiin. Se tarjoaa myös omistajaportaalin (owner portal), mikä on olennainen ominaisuus, jos hallinnoit kohteita muiden omistajien puolesta, sekä laajan valikoiman kolmannen osapuolen integraatioita (mm. hinnoitteluautomaatio, kirjanpito, älylukot (esim. Yale)). Hostaway kehittyy myös hurjaa vauhtia ja sen tarjoamat monipuolisemmat tekoälyratkaisut tuovat merkittävää etua majoitustoimintaan (esim. asiakasviestintä).
Smoobu taas on kevyempi vaihtoehto, joka on kohdistettu enemmän yksittäisille majoittajille ja pienemmille toimijoille. Se tarjoaa tärkeimmät hallintaominaisuudet ilman monimutkaisuutta: kanavienhallinnan, oman suoravarausverkkosivun sekä viestinnän. Smoobussa on (kuten Hostawayssakin) oma perustasoinen lisämaksullinen dynaaminen hinnoittelija, mutta molemmat mahdollistavat siihen erikoistuneiden työkalujen, kuten Pricelabs, liittämisen. Se on erinomainen ratkaisu, jos haluat yksinkertaisen tavan hallita muutamaa kohdetta eri varauskanavissa. Se sopii hyvin esimerkiksi sivutoimisille lyhytvuokraajille tai pienille majoitusyrityksille, jotka haluavat pitää asiat kevyenä ja selkeänä — käyttäjät myös arvioivat Smoobun helppokäyttöisemmäksi.
Kummassakaan järjestelmässä käyttöliittymä ei tue suomen kieltä, vaan käyttö tapahtuu englanniksi.
Ominaisuudet vertailussa
Kanavanhallinta ja kalenterisynkronointi
Molemmat synkronoivat varaukset ja kalenterit tärkeimpien alustojen, kuten Airbnb:n, Booking.comin ja Vrbon kanssa. Omien havaintojemme mukaan Smoobun synkronointi joskus saattaa kestää kauan, joka hermostuttaa käyttäjää mahdollisten tuplavarausten vuoksi kun taas Hostawayssä varaus on rekisteröitynyt aina välittömästi.
Viestintä ja automaattiset viestit sekä tehtävien hallinta
Hostaway tarjoaa Smoobua laajemmat automaatiomahdollisuudet koska siinä on mahdollisuus asentaa joustavammin erilaisia ehtoja automaattiviesteille. Tekstiviestien käyttöönotto Suomessa vaatii molemmissa ulkopuolisen palveluntarjoajan, joka tulee kytkeä osaksi viestintäprosessia.
Hostaway tukee myös rajattuja WhatsApp viestipohjia, joskaan tätä emme ole kokeilleet. Smoobu tarjoaa perusautomaatiot, kuten varausvahvistukset ja saapumisohjeet. Ehkä yksi ärsyttävimmistä piirteistä Smoobussa on se, että siinä ei voi kopioida ja editoida jo luotuja viestejä, vaan kaikki pitää aloittaa joka kerta tyhjästä.
Hostawayssä on myös sisäänrakennettu tehtävien hallinta Tasks joka mahdollistaa huolintatapahtumien operointia siivous- tai huoltopartnerin kanssa.
Hostawayn Custom fieldsit mahdollistavat omien tietokenttien luomisen sekä varauksille että kohteille.
Varaustasolla voi tallentaa esimerkiksi vieraan arvioidun saapumisajan tai erityistoiveet, jota voi hyödyntää suoraan viestiautomaatioissa.
Kohdetasolla mukautetut kentät toimivat kohdekohtaisesti — jos tietylle kohteelle on asetettu oma arvo (esim. avainboksin koodi), automaatiot poimivat sen automaattisesti oikean kohteen varauksiin ilman erillistä säätöä joka kerta.
Kentät voi myös määritellä julkisiksi (näkyvät Guest Portalissa ja varausmoottorissa) tai yksityisiksi, vain sisäiseen käyttöön.
Käytännössä tämä mahdollistaa esimerkiksi kohdekohtaisten erityisohjeiden, sopimustietojen tai lisätietojen liittämisen suoraan automaatioketjuihin ilman, että jokainen viesti pitää räätälöidä käsin kohde kerrallaan. Smoobussa vastaavaa mukautettujen kenttien toiminnallisuutta ei ole.
Vierasopas
Smoobussa ja Hostawayssa on sisäänrakennettu vierasopas. Smoobussa se kulkee nimellä Guest Guide ja Hostawayssa Guest Portal.
Smoobu Guest Guide ja Hostaway Guest Portal ovat ominaisuuksiltaan käytännössä aika lähellä toisiaan: molemmat tarjoavat digitaalisen opaskirjan (check-in-ohjeet, WiFi, säännöt, paikallissuositukset), online check-inin ja mahdollisuuden myydä lisäpalveluita (varhainen sisäänkirjautuminen, kuljetukset, retket ym.) suoraan vieraalle. Hostaway tarjoaa myös laskun lataamisen asiakkaalle suoraan Guest Portalista. Esimerkki Smoobu Guest Guidesta.
Molempiin järjestelmiin voi lisäksi integroida ulkopuolisten kattavampien vierasopas -sovelluksien linkkejä — Esim. käyttämämme Hostaway ja Touchstay -integraatio on toiminut luotettavasti.
Kalenteri
Molemmissa on kätevä kalenterinäkymä, josta näkee kokonaistilanteen varauksista joko kuukausittain, vuosinäkymän tai sitten yksittäisen kohteen varaukset. Varauksista klikkaamalla pääsee käsiksi varauksen tietoihin ja niitä pystyy sen jälkeen muokkaamaan tai poistamaan. Hostaway on tässä monipuolisempi, näkymää pystyy vapaammin suodattamaan erilaisilla suodattimilla, erityisesti omien tagien (esim. Levin kohteet, Rukan kohteet) käyttö on kätevää.
Varausten hallinta
Omien varausten tai blokkivarausten (kalenterin sulku) syöttäminen tapahtuu molemmissa kätevästi suoraan kalenterista, samoin niiden editointi sujuu yhtä helposti.
Kumpikin osaa poimia varausmoottorissa olevat hinnat automaattisesti, mutta niitä voi muokata käsin haluamakseen (esim. sovittu erillinen hinta suoravarauksille). Varausten maksujen kerääminen ja kirjaaminen — oli se sitten tehty Stripellä tai pankkisiirtona käsin — onnistuu molemmissa hyvin. Hostawayn logiikkaa kirjaamiseen piti aluksi hetken aikaa pohtia, mutta sekin luontuu nyt kun sen osaa.
Kumpikin järjestelmä tukee alekuponkien käyttöä omassa varausmoottorissa: koodin voi määritellä prosentti- tai kiinteänä alennuksena, ja vieras syöttää sen suoravarauksen maksuvaiheessa.
Raportointi ja tiiminhallinta
Hostawayn raportointityökalut ja tiimin käyttöoikeudet sopivat yritysmäiseen toimintaan. Käyttäjärooleja voi räätälöidä tarkasti (esim. pääkäyttäjä, kohdepäällikkö, varausagentti, siivouskoordinaattori, omistaja pelkällä lukuoikeudella, kirjanpitäjä), ja oikeudet voi asettaa moduulikohtaisesti — katselu, muokkaus, luonti, poisto — erikseen esimerkiksi taloushallinnolle, varauksille ja kalenterille. Hostaway myös automatisoi omistajaraportit ja tilitykset, ja raportit voi suodattaa kohteen, omistajan tai kanavan mukaan sekä jakaa suoraan omistajaportaalin kautta.
Smoobussa raportointi on suppeampaa, mutta helposti luettavaa ja riittävää yksittäiselle käyttäjälle: mukana on perustilastot käyttöasteesta, tuloista ja varauslähteistä. Tiimijäseniä voi lisätä ja rajata heidän oikeuksiaan (esim. siivoustiimille pelkät sisään-/uloskirjautumistiedot), mutta muokkausoikeus on maksullinen lisä — Hostawayn tapaan hienojakoista, moduulikohtaista oikeuksien hallintaa ei ole. Hostawayssä käyttäjiä voi luoda niin paljon kuin haluaa ilman ylimääräistä kustannusta.
Integraatiot ja varauskanavat
Hostawayn Marketplace kattaa yli 200 kolmannen osapuolen integraatiota kuudessa pääkategoriassa:
dynaaminen hinnoittelu (PriceLabs, Beyond, Wheelhouse)
älylukot (Yale, Schlage, RemoteLock)
vieraiden taustatarkistus (Autohost, Superhog)
kirjanpito (QuickBooks, Xero)
siivous- ja tehtävänhallinta (Breezeway, Turno) sekä
automaatiot kuten Zapier, jolla tietoa voi siirtää muihin sovelluksiin ilman koodausta.
Smoobulla integraatioita on selvästi vähemmän, noin 50 kolmannen osapuolen sovellusta, mutta keskeisimmät kategoriat löytyvät silti:
maksut (Stripe, PayPal)
dynaaminen hinnoittelu (PriceLabs, Beyond, Wheelhouse)
online check-in ja älylukot (Chekin, igloohome) sekä
Zapier-yhteys perusautomaatioihin.
Kirjanpito- ja tehtävänhallintatyökalut ovat saatavilla, mutta valikoima on suppeampi kuin Hostawaylla.
Ero integraatioissa näkyy käytännössä eniten silloin, kun tarvitset jonkin hyvin spesifin tai vähemmän yleisen työkalun — Hostawayn laajempi kirjo kattaa todennäköisemmin myös harvinaisemmat tarpeet, kun taas Smoobun valikoima riittää hyvin perustyökaluihin. Hostaway kattaa yli 200 varauskanavaa, ja isoimmat OTA:t (Airbnb, Booking.com, Vrbo, Expedia, Google Vacation Rentals) on yhdistetty suorilla, reaaliaikaisilla kaksisuuntaisilla API-yhteyksillä. Hostawaylla on lisäksi ns. Preferred/Premier-kumppanistatus Airbnbn, Vrbon, Booking.comin ja Expedian kanssa, mikä tyypillisesti tarkoittaa nopeampaa datansiirtoa ja vakaampaa yhteyttä näihin kanaviin.
Smoobu ilmoittaa tukevansa 100+ kanavaa, mutta täysi kaksisuuntainen API-synkronointi (hinnat, saatavuus, varaukset reaaliajassa) rajoittuu käytännössä harvempiin pääkanaviin — lähinnä Airbnb, Booking.com ja Expedia. Loput kanavat toimivat usein iCal-synkronoinnilla, joka on hitaampi (viive voi olla tunteja) ja kasvattaa tuplavarausriskiä verrattuna suoraan API-yhteyteen.
Google Vacation Rentals -osalta ero on selkeä: Hostaway tukee sitä suoraan, Smoobu ei tue lainkaan. Tämä on iso juttu nimenomaan siksi, että Google Vacation Rentals näyttää kohteesi suoraan Google-haussa ja Google Mapsissa ilman, että vieraan tarvitsee mennä minkään erillisen OTA:n kautta — käytännössä ilmaista lisänäkyvyyttä ja -varauksia, jota Smoobu-käyttäjät eivät tällä hetkellä pysty hyödyntämään.
Mobiilisovellus
Molemmilla on toimivat mobiilisovellukset (iOS ja Android), mutta painotus on hieman erilainen.
Hostawayn sovellus on suunnattu enemmän ammattimaiseen, tiimipohjaiseen käyttöön: kalenterin ja hintojen hallinta (voit valita päivävälin ja muokata saatavuutta/hintoja/rajoituksia kerralla usealle päivälle), varausten ja kohteiden hallinta, viestintä kaikista kanavista yhdestä paikasta (myös AI-avusteiset automaattivastaukset), sekä tehtävienhallinta, jossa tehtävät voi suodattaa vastuuhenkilön mukaan — hyödyllistä, jos siivous- tai huoltotiimi käyttää samaa sovellusta. Hostawayn sovellusta päivitetään ja kehitetään paljon aktiivisemmin, päivityksiä tulee lähes viikottain.
Smoobun sovellus keskittyy enemmän yksittäisen käyttäjän arkeen: natiivi viestilista lukemattomien viestien merkinnällä, viestien käännös yhdellä napautuksella suoraan omalle kielelle, Face ID -kirjautuminen iOS:ssa, sekä kotinäytön widgetit, jotka näyttävät päivän saapumiset ja lähdöt ilman sovelluksen avaamista. Kalenteri ja varaukset päivittyvät reaaliajassa kaikista kytketyistä kanavista, ja sovellus tukee myös useaa kieltä ja valuuttaa.
Yhteenvetona: Hostawayn sovellus taipuu paremmin tiimityöhön ja operatiiviseen hallintaan, Smoobun sovellus taas on kevyempi ja arjen käyttöön viilattu (mm. widgetit ja käännösominaisuus ovat kivoja lisiä, joita Hostawaylla ei ole samalla tavalla korostettu).
Hinnoittelu ja kustannustehokkuus
Hostaway ei julkaise hintojaan sivustollaan lainkaan — hinta muodostuu demopuhelun kautta räätälöitynä kohdemäärän ja tarvittavien lisäominaisuuksien mukaan. Hinta liikkuu yleisemmin 22–44 €/kohde/kk (ALV 0 %) volyymista ja ominaisuuksista riippuen, mutta laskee merkittävästi kun kohteiden määrä kasvaa. Päälle tulee vielä kertaluonteinen käyttöönottomaksu. Lisähuomiona varausmoottorin maksu (1,8 %). Dynaaminen hinnoittelu on erillinen lisä (9 €/kk/kohde, ALV 0 %). Oletuksena on vuosisopimus (10–20 % halvempi kuin kuukausilasku).
Smoobu julkaisee hintansa suoraan euroissa, ja se on selvästi edullisempi etenkin pienelle kohdemäärälle. Kaikki alla olevat hinnat ovat ALV 0 % — Suomen 25,5 % ALV lisätään joko laskutuksen yhteydessä tai käännettynä verovelvollisuutena omassa kirjanpidossanne, jos annatte voimassa olevan Y-tunnuksen/ALV-tunnisteen:
Professional Flex: alkaen 26,10 €/kk (ALV 0 %) + 0,9 % varausprovisio
Professional Prepaid: 31,50 €/kk (ALV 0 %), ei provisiota
Teams Pro+: 49,50 €/kk (ALV 0 %; sis. e-laskutuksen, priorisoidun tuen ja yhden lisäkäyttöoikeuden)
Huomiona lisäkirjoitusoikeudet tiimille maksavat n. 15 €/kk/henkilö (ALV 0 %), ja dynaaminen hinnoittelu on erillinen lisä (12,99 €/kk/kohde, ALV 0 %).
Yhteenvetona: Smoobun kanssa tiedät tarkalleen mitä maksat jo etukäteen, Hostawayn kanssa hinta selviää vasta neuvottelun kautta — mutta isommalla kohdemäärällä Hostawayn per-kohde-hinta tulee kilpailukykyiseksi laajempien ominaisuuksien takia.
Käytettävyys ja asiakastuki
Hostaway on ominaisuuksiltaan raskaampi, ja se näkyy myös käytettävyydessä: käyttäjät kuvaavat oppimiskäyrää jyrkemmäksi kuin Smoobussa — automaatioita ja työkaluja on paljon, eikä niiden hahmottaminen ole alkuun helppoa. Tätä kuitenkin tasapainottaa vahva perehdytys: Hostaway nimeää asiakkaille oman onboarding-asiantuntijan ja järjestää perusteellisen käyttöönottoprosessin, minkä ansiosta useat käyttäjät kokevat järjestelmän lopulta helpoksi käyttää, kun perehdytys on tehty kunnolla. Tuki itsessään saa hyvät arviot (n. 4,7/5) — vastaukset kuvataan nopeiksi, asiantunteviksi ja tilannekohtaisiksi, ja saatavilla on live-chat, sähköposti, puhelin sekä 24/7-päivystys kiireellisiin tilanteisiin.
Smoobu taas on rakennettu alusta asti yksinkertaisuutta silmällä pitäen, ja käyttäjät nostavat toistuvasti esiin sen selkeän, intuitiivisen käyttöliittymän ilman suurta opettelua. Asiakastukikin saa erittäin kehuvaa palautetta — moni käyttäjä pitää sitä jopa parhaana kokemanaan tukena verrattuna muihin kokeiltuihin järjestelmiin, ja apua saa live-chatin, sähköpostin sekä laajan tietopankin kautta.
Omien kokemustemme mukaan sekä Hostawayn että Smoobun AI-ominaisuudet vastaavat >90 % kysymyksiimme heti asiantuntevasti, joten tarve olla yhteydessä asiakastukeen ei ole kovin yleinen. Molemmat järjestävät myös webinaareja, joista saa hyvää oppia ja vinkkejä arkeen.
Yhteenvetotaulukko: Hostaway vs. Smoobu
Ominaisuus | Hostaway | Smoobu |
Käyttöliittymä | Monipuolinen, mutta vaatii opettelua | Helppokäyttöinen |
Skaalautuvuus | Erinomainen useille kohteille | Rajallisempi |
Automaatio | Laaja ja muokattava | Perustaso |
Asiakastuki | 24/7 kansainvälinen | Eurooppalainen |
Integraatiot | Erittäin laajat | Keskeiset ja riittävät |
Hinnoittelu | Tarjouspohjainen, ei julkinen | Julkinen ja läpinäkyvä |
Varauskanavat / OTA-tuki | 200+ kanavaa, suora API-yhteys isoihin OTA:hin + Google Vacation Rentals | 100+ kanavaa, mutta täysi API-synkka rajoittuu harvempiin (Airbnb, Booking.com, Expedia), ei Google Vacation Rentalsia |
Mobiilisovellus | Tiimikäyttöön taipuva (tehtävät, AI-vastaukset) | Kevyt, yksittäiskäyttäjälle viilattu (widgetit, käännökset) |
Mukautetut kentät (custom fields) | Kyllä, sekä varaus- että kohdetasolla | Ei tue |
Käyttäjäarviot | n. 4,7–4,8/5 (Capterra/G2) | Samaa luokkaa, pienemmällä arvostelumäärällä |
Johtopäätös: Kumpi kannattaa valita?
Valinta riippuu pääasiassa kohteiden määrästä ja siitä, kuinka paljon automaatiota ja skaalautuvuutta tarvitset — ei siitä, kumpi on "parempi" yleisesti.
Valitse Smoobu, jos hallinnoit muutamaa kohdetta, arvostat läpinäkyvää ja ennustettavaa hinnoittelua, ja haluat järjestelmän, joka toimii heti ilman pitkää opettelua. Se riittää hyvin perustarpeisiin: kanavasynkka isoimpiin OTA:hin, oma suoravarausverkkosivu ilman välityspalkkiota (poislukien maksupalvelutarjoajien maksut), opaskirja + online check-in + lisäpalvelumyynti, ja nopea, henkilökohtainen tuki. Kompromisseja tulee lähinnä siinä vaiheessa, kun kohdemäärä kasvaa merkittävästi tai tarvitset syvempää raportointia, tarkkoja käyttöoikeuksia tiimille tai harvinaisempia integraatioita.
Valitse Hostaway, jos toimintasi on ammattimaista ja kasvavaa — useita kohteita, oma tiimi (siivous, varausagentit, kirjanpito) tai omistajaportaalin tarve muille kiinteistönomistajille. Se maksaa itsensä takaisin nimenomaan silloin, kun automaatiot, mukautetut kentät, moduulikohtaiset käyttöoikeudet, laaja integraatiovalikoima (yli 200) ja Google Vacation Rentals -näkyvyys tuovat konkreettista säästöä ajassa ja lisää varauksia. Hintansa ei ole julkinen ja opetuskäyrä on jyrkempi, mutta kunnollinen perehdytys tasoittaa tätä.
Oma kokemuksemme perusteella kannattaa pohtia näin: Jos olet epävarma, aloita miettimällä kohdemäärääsi seuraavan 3-5 vuoden aikana ja mieti omaa strategiaasi.
Mikäli haluat ammattimaisen Hostaway -järjestelmän ilman suurta oppimiskäyrää ja työmäärää, ota käyttöösi tarjoamamme Halllintapalvelu. Lupauksemme on Keskitetty hallintapalvelu – vähemmän säätöä, enemmän tuottoa. Toimii ilman teknistä osaamista.
Jos selkeämpi, sujuvampi ja tuottoisampi lyhytvuokraus kiinnostaa, käy tutustumassa palveluumme osoitteessa www.lyhytvuokraus.fi. Voimme tehdä maksuttoman kartoituksen joko olemassa olevalle tai suunnitteilla olevalle kohteelle.
Kommentit